Qué decir a un empleado que falsifica su tarjeta horaria
Desgraciadamente, la falsificación de las fichas horarias es un problema común.
De hecho, uno de cada cinco trabajadores participa en el fraude de las tarjetas de control horario fichando en lugar de otro empleado, y el 43 por ciento de los trabajadores por hora admite haber exagerado sus horas de trabajo durante los turnos.
Aunque el fraude con tarjetas de control horario no es tan grave como robar dinero de la caja registradora -y no dará lugar a cargos penales salvo en las situaciones más graves-, la falsificación de hojas de control horario sigue contando como robo y debe tomarse igual de en serio.
Pero, ¿cómo enfrentarse a un trabajador del que se sospecha que ha estado falsificando los datos de la tarjeta de control horario? ¿Qué le dice sin afectar a la moral de los empleados? La confrontación puede ser un reto, sobre todo cuando se trata de un asunto tan delicado como la falsificación de tarjetas.
Para ayudarle a empezar, aquí tiene unos pasos básicos que le ayudarán a garantizar que la conversación con su empleado sea lo más directa, productiva y profesional posible.
Nota: Una de las principales razones por las que creamos Buddy Punch es porque queríamos realizar un seguimiento de las horas de los empleados en tiempo real y, al mismo tiempo, reducir el robo de tiempo y el fichaje de compañeros. Estamos orgullosos de decir que nuestra herramienta ha ayudado a más de 10.000 empresas a lograr precisamente eso, mejorando drásticamente la responsabilidad de los empleados y la rentabilidad del negocio en una variedad de industrias diferentes.
¿Qué es el fraude de tarjetas de fichar?
El fraude con tarjetas de fichar se produce cuando un empleado falsifica sus horas de trabajo para recibir un salario que no le corresponde. Esto puede hacerse por varias razones, como disimular un descanso prolongado, tratar de rellenar el pago de horas extraordinarias u ocultar el absentismo. Aunque el fraude en las tarjetas de control horario no va explícitamente contra ninguna ley federal, interactúa con ciertas leyes laborales que lo hacen efectivamente ilegal.
Los 3 tipos más comunes de fraude en las tarjetas de control horario
Si le preocupa el fraude de tarjetas de tiempo en su empresa, es importante entender primero las formas más comunes en que los empleados lo cometen.
1. Inflación de las horas de trabajo
Esto ocurre cuando un empleado miente sobre sus horas de inicio y/o finalización para que parezca que ha trabajado más de lo que realmente lo ha hecho. Esto es especialmente costoso cuando las horas infladas hacen que el empleado cobre horas extras. Las empresas que utilizan métodos manuales de control horario son especialmente susceptibles a este método porque los empleados pueden simplemente anotar las horas de inicio y finalización que quieran que se les paguen.
2. Horas de descanso inexactas
Otro tipo común de fraude con tarjetas de control horario es el de los empleados que toman descansos demasiado largos o descansos pagados no autorizados. Muchas empresas ofrecen a sus empleados dos pausas pagadas de 15 minutos en un turno de ocho horas y una pausa no pagada de 30 minutos. Sin embargo, algunos empleados pueden tomar más de dos descansos pagados durante un turno o tomar un almuerzo de más de 30 minutos sin restar esas horas de sus tarjetas de tiempo.
3. Control de fichajes
El «fichaje amigo» se produce cuando un empleado ficha por otro para disimular una ausencia o cubrir un retraso. Esto es muy común entre amigos y puede tener un efecto perjudicial en la moral de los empleados si otros miembros del equipo se dan cuenta pero la dirección no.
Cómo hacer frente al fraude con tarjetas de fichar en su empresa
Si está seguro de que uno de sus empleados está cometiendo un robo de tiempo, siga el proceso que se indica a continuación para mantener una conversación directa, productiva y profesional con el empleado sobre el asunto.
Practique la discreción
La discreción es siempre vital en el lugar de trabajo, y especialmente en un asunto como el robo de tiempo por parte de un empleado. Notifique a su trabajador, por correo electrónico u otro método discreto, que desea hablar con él en privado en su despacho. Nunca lo anuncie en voz alta delante de un grupo de compañeros ni discuta abiertamente los detalles del asunto con nadie a quien no concierna.
Empiece con preguntas generales
Aunque el empleado no acuda a su despacho para mantener una conversación trivial, es conveniente que dedique un minuto a abordar el tema. Usted quiere mantener una conversación sincera y abierta, y un empleado nervioso puede parecer culpable aunque no lo sea. Hazle preguntas relevantes pero que le conduzcan a su rutina diaria típica para ayudarle a contextualizar el asunto, facilitando la transición de la conversación al tema que nos ocupa.
Asegúrese de que el empleado conoce la política de la empresa
Disponer de una política de asistencia por escrito es importante para momentos como éste. Antes de entrar en detalles, deberá confirmar que su empleado conoce y entiende su política de asistencia.
Lo ideal sería contar con su firma para demostrar que leyó y entendió el acuerdo de empleo en el momento de su contratación. En este momento, debe pedir a su empleado que le explique la política relativa a las hojas de asistencia. Pregúntele si considera aceptable falsificar los datos de la tarjeta de control horario y si hay situaciones específicas que justifiquen tales acciones.
Haga preguntas concretas
Sea específico con sus preguntas. Pregunte dónde estuvo su empleado un determinado día de trabajo y cuántas horas trabajó. Presente las pruebas que tiene contra él y muéstrele cómo sus afirmaciones entran en conflicto con la cantidad de tiempo que trabajó en realidad. A continuación, pídales una explicación de la discrepancia.
Tenga en cuenta su explicación
Intenta mantener una actitud abierta en la conversación. Esto es especialmente cierto para los empleados que han tenido un gran historial o han estado con usted durante un largo período de tiempo sin incidentes. Es muy posible que se trate de una confusión o de un error honesto: tal vez la pausa para comer se alargó o una llamada telefónica personal hizo descarrilar su productividad.
Dé a su empleado la oportunidad de explicarse antes de decidir qué hacer.
Adopte medidas disciplinarias
Una vez recopilados los hechos, puedes dejar que el trabajador se marche. Dígale que ya le comunicará su decisión. Lo ideal sería que su manual del empleado indicara qué medidas se tomarán en caso de fraude o falsificación de la tarjeta de fichar, y es importante seguir el procedimiento. Esto marcará la pauta también para los demás empleados.
Si no dispone de ningún sistema, es importante asegurarse de que las medidas disciplinarias que adopte sean proporcionales al nivel de fraude cometido. Si es la primera vez que comete una infracción, puede dejar que el trabajador se vaya con una advertencia verbal o por escrito. En los casos más graves, puede ser necesario adoptar otras medidas disciplinarias.
La falsificación de los datos de las tarjetas de control horario es un grave problema para las empresas hoy en día y, en casos extremos, puede considerarse incluso una forma de hurto, con el riesgo de posibles penas de cárcel y multas.
Independientemente del curso de acción que decida tomar, es importante asegurarse de que envía el mensaje a su equipo de que se toma en serio el fraude horario y que la empresa no tolerará ninguna forma de robo, por insignificante que parezca.
Evite el fraude de tarjetas de tiempo con Buddy Punch
La Asociación Americana de Nóminas descubrió que utilizar un software de control de presencia para controlar el tiempo de los empleados -especialmente cualquier tipo de control de tiempo que incluya biometría- era la forma más eficaz de prevenir el robo de tiempo.
Buddy Punch, ofrece un montón de características que ayudan a los empresarios a prevenir el robo de tiempo por completo. Puede establecer geocercas o bloqueos de direcciones IP para evitar que los empleados fichen antes de llegar al trabajo o después de salir, y puede utilizar el reconocimiento facial y exigir a los empleados que se hagan fotos a sí mismos al fichar para evitar el fichaje por compañeros.
Además, puede registrar la ubicación de los empleados cuando fichan a la entrada y a la salida para identificar el robo de tiempo, realizar un seguimiento de su ubicación en tiempo real para ver si están haciendo recados mientras están fichando, e incluso ver qué empleados intentaron fichar a la entrada o a la salida mientras estaban fuera de la empresa. Todas estas funciones son opcionales. Puede hacer que sean obligatorias para todos los empleados, o sólo para los empleados específicos que le preocupen.
Además de ayudarle a prevenir el fraude de tarjetas de tiempo, Buddy Punch le da todas las herramientas que necesita para dirigir su negocio con eficacia. Puede realizar un seguimiento de las horas de los empleados, crear horarios de trabajo, calcular las acumulaciones de PTO, realizar un seguimiento de la asistencia incluso cuando los empleados trabajan en el campo, y ejecutar las nóminas de forma rápida y precisa.
Evitar el fraude con tarjetas de tiempo es responsabilidad del empresario
Las pequeñas empresas no suelen disponer de sistemas para identificar fácilmente el robo de tiempo, pero eso no significa que deba dejar que el fraude con tarjetas de tiempo quede sin control. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) obliga a las empresas a mantener registros de tiempo precisos para sus empleados, lo que significa que es su responsabilidad asegurarse de que las tarjetas de tiempo de sus empleados son correctas.
En muchos estados, puede ser difícil y llevar mucho tiempo hacer una deducción en el salario de un empleado a posteriori para tener en cuenta los errores en las tarjetas de control horario (al menos de una forma que cumpla la ley). Es mucho más sencillo detectar el fraude en el mismo período de pago en que se produjo la falsificación. Esto le permite corregir el registro de tiempo antes de que se pague al empleado.
En otras palabras, es crucial que actúe en el momento en que los empleados roben tiempo de la empresa. Querrá detener el problema antes de que vaya a más y afecte a su cuenta de resultados.
